Bij Veth Propulsion loopt alles weer lekker

De eerste data-oplossingen waren nog ‘geknutsel’ maar met steun van Data2improve is er tegenwoordig sprake van een professionele aanpak. “Dat moet ook. Het optimaal gebruik maken van data vraagt expertise en fulltime aandacht”, aldus Ter Bogt.

Veth is een typisch voorbeeld van een maakbedrijf waarvan we er in Nederland zoveel hebben: met een high mix-low volume productie. Doorgaans lopen er wel zo’n 400 projecten tegelijk; allemaal verschillend en allemaal in een ander stadium. Want de periode van order-intake tot uitlevering van een product kan wel 2 jaar bedragen. Het is daarom van groot belang dat elke medewerker de goede dingen doet in aanloop naar de werkelijke productie. In anderhalf jaar tijd moeten wel 40 stappen (mijlpalen) worden gezet. Dat gaat gepaard met veel informatie (data), waar iedereen altijd op zijn eigen manier mee om ging.

Iedere afdeling en elke medewerker sloeg zijn eigen informatie op in mailtjes, excel-lijstjes et cetera. Dat kostte veel tijd en het ontbrak aan onderlinge samenhang, waardoor niet altijd de juiste prioriteiten werden gesteld. Om een simpel voorbeeld te geven: als een inkoper niet weet dat een bepaald project om wat voor reden dan ook naar achteren is geschoven, besteedt hij zijn kostbare tijd niet aan de goede dingen.

Eenduidige informatie voor iedereen

Er was dan ook veel behoefte aan inzicht in en overzicht op alle beschikbare informatie. En vooral aan het voor iedereen binnen alle geledingen van het bedrijf beschikbaar maken van eenduidige informatie. Dit was (en is) een belangrijke taak voor Stef Brouws, die als Continuous Improvement Engineer Verbeteringsprocessen verantwoordelijk is voor bijvoorbeeld de implementatie van alle software. Hij voert de verbeterprojecten uit, terwijl Jan ter Bogt fungeert als zijn ‘sponsor’ om iedereen daarin mee te krijgen.

“We doen alles voor en door de mensen, om hun werk makkelijker en plezieriger maken”, zegt Jan, die een enorme passie heeft om bij bedrijven de organisatie, de processen en de cultuur beter en gezonder te maken zodat medewerkers in hun kracht komen te staan en voldoening beleven en het bedrijf succesvol is. Hij besteedt daarom ook veel aandacht aan de zogeheten onderstroom waarover hij samen met Siets Bakker het managementboek ‘onderstroommanagement’ heeft geschreven en masterclasses en lezingen geeft. In de onderstroom kijk je alleen naar de verbindingen en interactie tussen mensen. Die verbinding en interactie produceert niet alleen de negatieve symptomen waar je vanaf wilt, ze zorgt ook voor positieve symptomen als succes, gezondheid, plezier, creativiteit en moeiteloosheid. Hierdoor ontstaat gezonde samenwerking en dan gaat het ‘lekker lopen’ binnen de organisatie. En juist dat bepaalt het succes van een bedrijf.

Veth Power BI omgeving

Cruciaal voor de positieve ontwikkeling van Veth is dat men is gaan werken met de tools van het Power Platform, waaronder Power BI. Power BI is de interactieve tool voor het visualiseren van data van de Amerikaanse softwarereus Microsoft. Voor Stef begon het werken hiermee als een hobby. Toen hij er mee begon te knutselen en op zoek ging naar nuttige informatie, stuitte hij al snel op Data2improve in Tilburg. Deze specialist in het vertalen van behoeften en benodigdheden van organisaties naar data gedreven oplossingen werd erbij gehaald voor de professionele ondersteuning. Met als resultaat dat er nu een Veth omgeving is met Power Apps toepassingen/Power BI dashboards voor veel processen. Er zijn dashboards voor inkoop, voorraad, operations, financiën, verkoop en service en diverse kleinere dashboards voor allerlei processen.

Veth Propulsion in Papendrecht is producent van roerpropellers en boegschroeven.

Dit biedt grote voordelen. Iedereen maakt gebruik van dezelfde informatie en het kost weinig energie om data te verzamelen. Er is heel snel zicht op de echte KPI’s, die de omzet en de marge bepalen. Neem de inkoop: van elke leverancier is op ieder moment duidelijk hoe hij presteert. Is een leverancier regelmatig te laat, dan kan daar gericht op worden geanticipeerd met maatregelen zodat er geen vertraging in de productie plaatsvindt. “Het helpt enorm als je weet aan welke knoppen je kunt draaien”, zegt Stef. “En een goed zicht op alle informatie geeft ons ook inzicht in waar nog verbeterd kan worden. Het vormt daarmee de basis voor de start van nieuwe verbeterteams en -projecten.”

Voorraadbeheer

Een voorbeeld van een dashboard dat Veth veel brengt is het voorraad dashboard. Veth heeft heel veel voorraad, zowel voor de productie als voor het verlenen van snelle service aan producten die bij klanten operationeel zijn. Gezien het grote beslag dat de voorraad legt op het kapitaal, heeft Veth er alle belang bij te voorkomen dat de voorraad onnodig groeit. Met steun van Data2improve is daarom de optimale voorraad vastgesteld, waarin de kritische onderdelen altijd voorhanden zijn. Bovendien is er altijd inzicht in deze voorraad, zodat direct actie kan worden ondernomen als een bepaald onderdeel ontbreekt en productieverstoring dreigt. Jan beschouwt de aanpak van de voorraad als een echt succesnummer. Want terwijl de omzet van Veth sinds zijn aantreden met sterk is gegroeid, heeft hij de magazijnen niet te hoeven uitbreiden. “Ons voorraadbeheer kan nog veel beter, daar gaan we komend jaar verder naar kijken.”

Dankzij de Power BI omgeving is er ook realtime inzicht in de financiële resultaten, waar voorheen altijd pas aan het eind van iedere maand exact duidelijk was hoe de zaken er voor stonden. Nu kan hier direct op worden gestuurd en daarbij kan het management van het moederbedrijf in de Verenigde Staten continu op de hoogte worden gehouden.

Behoeftes van medewerkers formuleren

In de verschillende Power App/Power BI toepassingen wordt gebruik gemaakt van dezelfde basisinformatie. De onderlinge samenhang is optimaal, waardoor iedere medewerker ziet wat hij moet doen. Bijvoorbeeld dat hij ervoor moet zorgen dat een klant goedkeuring geeft op een bepaalde tekening, zodat een collega op een andere afdeling weer verder kan.
Data2improve speelt bij dit alles een belangrijke rol. Het levert ondersteuning bij het onderhoud van de Power BI omgeving, maakt nieuwe dasboards en helpt bij het definiëren van wat elke medewerker individueel mag zien en wijzigen. Ook helpt Data2improve bij het formuleren van de behoeftes van de medewerkers.

Een onderdeel van alle verbeteringen is het optimaliseren en digitaliseren van de kantoorprocessen. De mensen op kantoor worden gestimuleerd zelf aan te geven wat ze missen en wat ze nodig hebben om bijvoorbeeld zelf geen lijstjes meer te hoeven bijhouden. “Data2improve reageert snel op hun feedback en dat is heel fijn”, zegt Stef. “Het zorgt voor draagvlak en enthousiasme. Want de medewerkers zien dat er wat wordt gedaan met hun input en dat stimuleert om telkens weer nieuwe ideeën voor verbeteringen aan te dragen.”

Planning op de werkvloer

Ook heeft Data2improve met haar software-oplossing Axxalon gezorgd voor grip op de planning op de werkvloer. “Axxalon haalt by far het hoogste niveau in de wereld van digitale productieplanning”, zegt Jan. “Alle beschikbare informatie komt als het ware in een grote trommel en Axxalon zoekt exact uit wat de meest optimale inzet van de capaciteit op de shopfloor is. We hebben geen bouwtekeningen en werkinstructies meer, de monteurs werken vanuit 3D modellen en zien exact wat ze moeten doen en waar bottlenecks dreigen te ontstaan. Constateert een monteur dat hij een tandwiel tekort komt, dan kan hij dat aangeven zodat direct actie wordt ondernomen. Met Axxalon halen we heel veel waste uit onze productie. En het potentieel om verder te verbeteren is enorm.”