Design Solutions levert Documoto voor online beheer spareparts
Design Solutions is exclusief reseller geworden van Documoto in de Benelux. Dit product van Digabit is een online webportal voor het managen en aanbieden van spareparts.
Bij veel bedrijven in de maakindustrie zijn spareparts een belangrijke bron van inkomsten. Echter, het aanbieden hiervan op een efficiënte manier, inclusief offertes, orders en gerelateerde productinformatie is vaak een probleem. Informatie is namelijk verspreid over diverse bedrijfssystemen die niet gekoppeld zijn aan elkaar. ERP systemen bevatten artikel en prijs informatie; het CRM systeem bevat klant informatie en het PDM/CAD systeem bevat de 2D en 3D tekeningen. Ook andere informatie, zoals oude tekeningen en foto’s vormen bronnen van informatie die nodig zijn voor after sales en service. Doordat deze systemen niet gekoppeld zijn aan elkaar, dienen service- en sparepartafdelingen meerdere systemen te raadplegen om de juiste data te achterhalen.
Een andere uitdaging is de communicatie met de klant: om welk spare part/artikel gaat eigenlijk? Hoe communiceert de klant welk onderdeel hij bedoelt? Vaak wordt dit gedaan op niet efficiënte wijze door bijvoorbeeld een foto opsturen van het kapotte onderdeel, waarbij er nog steeds intensieve communicatie nodig is om er voor te zorgen dat het juiste artikel hierbij hoort – een zoekactiviteit die bij de interne organisatie ligt. De afwikkeling is vervolgens het maken van de offerte en na akkoord dit handmatig in het ERP systeem verwerken. Kijkend naar interne service afdelingen, is het zoeken naar de juiste informatie een identiek probleem: bij welke klant staat wat geïnstalleerd en welke data hoort hierbij. Gerelateerde informatie, zoals manuals, assemblagevoorschriften en service bulletins, zijn niet gekoppeld aan de technische tekeningen, waardoor ook hier het zoeken veel tijd kost.
Documoto is een complete online web portal voor het managen en aanbieden van spareparts, inclusief alle productgerelateerde informatie, automatische offerte aanvragen, shopping cart functionaliteit en integratie naar het ERP systeem. De portal is 24/7 benaderbaar en biedt volgens Design solutions naast bovengenoemde punten ook additionele voordelen als uitstraling, klanttevredenheid, maar bovenal verbeterde servicegraad en additionele sparepart omzet.
Het beheer, live houden en beschikbaar stellen van de Documoto service gebeurt online. De gebruiker hoeft dus niet te investeren in een internet of server infrastructuur. Documoto kenmerkt zich door een eenvoudig te gebruiken interface, waarbij gebruik wordt gemaakt van veel grafische elementen, zodat het navigeren en vinden van de juiste informatie eenvoudig is. Alle aanwezige data, van tekeningen tot manuals en van PDF’s tot foto’s worden na toevoeging automatisch geïndexeerd en doorzoekbaar gemaakt.
Op 5 november zal de samenwerking en de Documoto oplossing worden gepresenteerd tijdens de SolidWorks University, op de High Tech Campus in Eindhoven.
