Hoekman RVS van start met digitaal inkopen via Gatewise

Door het in- en verkoopproces op deze wijze te stroomlijnen worden handmatige, kostbare en tijdrovende handelingen uit het proces gehaald. Ook worden fouten voorkomen, die gemaakt worden door het handmatig overkloppen van gegevens. Gert Hoekman, directeur van Hoekman RVS in Nieuwleusen: “In de praktijk houdt dit in dat wij een inkooporder invoeren in ons ERP-systeem en die met een digitaal bericht rechtstreeks bij MCB in het ERP-systeem ‘schieten’. Zij krijgen onze inkoopopdracht binnen en geven een elektronische bevestiging terug dat de bestelling is ontvangen, met aantallen, prijs en levertijd. We hoeven dus geen bestelbon per e-mail meer te sturen. De volgende dag verschijnt de blauwe vrachtwagen met de bestelde platen bij ons op de stoep.”

SCSN-formaat als standaard

Het versturen van informatie van de ene partij in de keten naar de andere, is mogelijk dankzij het SCSN-formaat. Dit is ontwikkeld door het Fieldlab ‘The Smart Connected Supplier Netwerk’, dat zich al sinds 2018 buigt over het vraagstuk: hoe kan slimme digitalisering zorgen voor een verbeterde samenwerking binnen de toeleverketen? Het resultaat van dit initiatief is dat het inmiddels dus mogelijk is om in- en verkoop te laten plaatsvinden tussen verschillende ERP- en bestelsystemen bij de aanbieder en afnemer door middel van directe, digitale informatie-uitwisseling.

Het SCSN-formaat vormt de nieuwe standaard voor efficiënte en betrouwbare informatie-uitwisseling tussen verschillende systemen binnen de maakindustrie. Het protocol is gebaseerd XML (UBL). Het toelevernetwerk van SCSN bestaat uit circa 300 bedrijven achter grote hightech bedrijven als ASML, Thales en Philips Healthcare. Bij de bedrijven die aansluiten op het netwerk wordt het berichtformaat uit het softwaresysteem van de afnemer via het SCSN-formaat omgezet in het berichtformaat van het systeem van de leverancier. Diverse ERP-systemen, als Ridder iQ, Plan-de-CAMpagne, Trimergo, Proteus en Inventive zijn op deze wijze geschikt voor Gatewise.

Leerpoces en vervolgstappen

Het bestelproces met de automatische stappen van bevestigen, ontvangsten binnenboeken en facturen inboeken verloopt nu al volledig digitaal. Wel moeten er nog een aantal verbeterstappen worden gerealiseerd. Denk hierbij aan het inrichten van het proces van het binnen melden van de ontvangen goederen, het invullen van het juiste chargenummer bij de partij en het koppelen van de factuur in pdf-formaat.

Productie bij Hoekman RVS

De aandacht gaat eerst uit naar de verdere optimalisatie van het interne proces. Vervolgens wordt de weg vrij gemaakt om met meerdere leveranciers te koppelen. Dan kan ook worden geïnventariseerd welke klanten van Hoekman RVS hun inkoop op deze wijze kunnen laten verlopen. Ieder bedrijf dat wordt aangesloten op het platform, kan direct via één koppeling inkoop- en verkoopgegevens uitwisselen met de andere bedrijven die aangesloten zijn of zich in de nabije toekomst aansluiten.

Gert Hoekman: “De ervaring die we nu opdoen met MCB, helpt ons in het vervolgtraject. Wanneer deze EDI-integratie foutloos verloopt, is de volgende stap het verder uitrollen richting andere leveranciers en klanten. Voor een toeleverancier als wij ligt er nog een uitdaging in de verkoopzijde, aangezien wij geen voorraadartikelen op de plank hebben liggen, maar klant specifieke producten op maat produceren.”

Voordeel door digitaal samenwerken

Door meer leveranciers en klanten te koppelen, gaat deze werkwijze pas echt grote voordelen opleveren. Het resulteert in meer efficiëntie, lagere kosten en kortere doorlooptijden. Naar schatting kan een veilige, efficiënte uitwisseling van data tussen industriële partners tot wel 20 procent schelen in kosten en fouten.