Machinefabriek v.d. Elsen neemt medewerkers mee in procesoptimalisatie

Iedere ondernemer die kritisch naar zijn eigen organisatie kijkt, herkent overal verbetermogelijkheden. Van gebrekkige informatieoverdracht in het voortraject tot grote hoeveelheden materialen op de werkvloer, die de medewerkers belemmeren bij hun werk en waardoor ze veel tijd verdoen met randzaken als lopen, zoeken, wachten op instructies, overleggen en het verrichten van handelingen die geen waarde toevoegen aan het product. Maar hoe pak je dit allemaal aan en wat levert het op?

Jos Kox en Ron Luijten, eigenaren van Machinefabriek v.d. Elsen in Bergeijk, hebben in het verleden diverse initiatieven genomen om verspillingen binnen de organisatie aan te pakken. De ervaring leert dat het bedenken van oplossingen voor de geconstateerde problemen vaak niet zo moeilijk is. Het probleem bleek vaak om alle medewerkers mee te krijgen in het veranderproces. Hierdoor hebben de acties niet altijd opgeleverd wat ze in potentie op zouden moeten brengen.

Verbeterslagen
Luijten: “Wij zijn in de loop der jaren geleidelijk gegroeid en onze bedrijfsruimte is compleet gevuld met machines en productiemiddelen. Hierdoor was de indeling niet meer efficiënt. In mei 2013 hebben we recht tegenover de huidige locatie een passende ruimte kunnen betrekken, voor het onderbrengen van een deel van onze productie. Dat was een uitgelezen moment om eens kritisch naar de inrichting van de gehele organisatie te kijken en waar mogelijk verbeterslagen te maken. Voor de benodigde knowhow en ondersteuning hebben we SpartnerS ingeschakeld, een organisatieadviesbureau gespecialiseerd in de begeleiding van verbeterprojecten volgens de Lean methodiek in ons type bedrijf.”
Samen met SpartnerS is als doel gesteld de hele organisatie (voortraject en werkvloer) van Machinefabriek v.d. Elsen Lean in te richten, afgestemd op de actuele eisen en wensen van klanten. Concreet betekende dit het streven naar een strakke organisatie waarin onder andere orde en netheid op de werkvloer wordt geborgd in de werkwijzen van de eigen medewerkers. Om deze ambitieuze doelstelling te realiseren liep het actief betrekken van alle medewerkers als rode draad door de projectaanpak.

Actief betrekken
John van den Boomen, partner bij SpartnerS, begeleidde het traject: ”In een technische omgeving ligt de focus altijd op het vinden van de beste oplossing voor specifieke problemen. Daar zijn techneuten van nature goed in, maar vaak kijken ze helemaal niet naar de medewerkers die uiteindelijk in de nieuwe situatie moeten werken. Het resultaat is dan vaak dat DGA’s of managers zich afvragen waarom bijna perfecte oplossingen voor geconstateerde problemen toch niet werken in de praktijk. Ervaring leert dat het actief betrekken van medewerkers bij veranderprojecten een absolute noodzaak is voor succesvolle en bestendige veranderingen, waarbij zelfs kwalitatief mindere oplossingen, die bedacht zijn met de medewerkers zelf, tot veel betere resultaten leiden.”
Het uitgevoerde verbeterproject bij Machinefabriek v.d. Elsen is dan ook volledig gestoeld op deze gedachte. Ter introductie van de Lean filosofie is gestart met een simulatiespel met alle medewerkers, waarbij zij op een leuke, maar toch leerzame manier kennis maken met Lean manufacturing. Daarna zijn er met iedereen individuele gesprekken gevoerd met als doel zoveel mogelijk verbeterpunten boven water te krijgen. Met een team van medewerkers vanuit verschillende disciplines is het hele proces in kaart gebracht middels een waardestroomanalyse. Hierbij zijn alle aandachtspunten per processtap structureel in kaart gebracht. Het totaaloverzicht zorgde voor inzicht en wederzijds respect bij collega’s, daarnaast leidde het confronterende beeld van de werkelijkheid tot de wil om te veranderen.
Na de analyse zijn deze deelprojecten onder begeleiding van SpartnerS met verschillende projectteams opgepakt. Door per project naar de beste teamsamenstelling van betrokkenen te kijken, heeft elke medewerker op zijn vakgebied een bijdrage geleverd. Hierdoor werden oplossingen en kwaliteitsverbeteringen op de vloer bedacht, getest en doorgevoerd. Het resultaat is dat de gerealiseerde oplossingen in stand worden gehouden, verbeterd en zelfs verdedigd.

Resultaten
De belangrijkste gerealiseerde resultaten zijn een herinrichting van de gehele fabriek (lay-out en routing), een verbeterde informatiestroom, waarbij de doorlooptijd in het voortraject is gehalveerd en een geheel herzien systeem van planning en werkuitgifte, waardoor medewerkers op het juiste moment met de juiste orders bezig zijn. Inkoop en voorraadbeheer zijn nu georganiseerd volgens de Lean gedachte (geen overbodige voorraden & JIT leveringen van toeleveranciers). Werkvloer 5S, betere werkplekinrichting voor schoon produceren (Grade 4 en Grade 2 productie). De taken en verantwoordelijkheden liggen nu vast en zijn duidelijk. Zes frezers die EdgeCam nog niet beheersten, hebben hierin trainingen gevolgd, zodat hun potentieel beter wordt benut en hun betrokkenheid is vergroot. En bovenal heeft het hele programma bedrijfsbreed rust gebracht.
Jos Kox: “Het heeft wat energie gekost, maar de resultaten zijn boven verwachting. Door deze intensieve aanpak is er bij onze medewerkers een verbetercultuur ontstaan, waarbij tegenwoordig voornamelijk in oplossingen in plaats van in problemen wordt gedacht. Het blijft een continu proces om de organisatie Lean en flexibel te houden, want de eisen die klanten stellen aan hun leveranciers veranderen ook telkens. Daar zullen we rekening mee houden. Want wij willen Best-in-Class zijn en blijven.”