Offertes maken een bottleneck? Dat hoeft niet

Voor veel metaalbewerkers wordt het uitbrengen van offertes steeds problematischer. Het vreet tijd, kost veel capaciteit en vaak is het ongewis of alle energie die er in wordt gestoken wel resulteert in een order. Toch worstelen veel MKB-metaalbedrijven met de vraag of ze hun offerteproces moeten automatiseren. Voor Wim Dijkgraaf is dit geen vraag meer. Het is voor hem een uitgemaakte zaak dat dit onontkoombaar is. “Binnen 4 à 5 jaar zullen de toeleverketens zo ingrijpend veranderen, dat het hebben van een geautomatiseerd offerteproces heel belangrijk is.”

Nu fixen

Dijkgraaf zegt dit in het webinar ‘Hoe kom je af van de bottleneck offertes maken’. Klip en klaar zegt hij hierin waar het op staat: “Offertes maken is de hel en we gaan dat nu fixen.” Precies met dat doel heeft Dijkgraaf enkele jaren geleden de start-up Quotation Factory opgericht met de visie dat offertes maken in de metaalbewerking veel eenvoudiger kan; met minder engineering, veel meer sales georiënteerd, minder gebaseerd op schattingen en veel meer op toegevoegde waarde.

Constante stroom van vragen

Het webinar richt op duidelijke doelgroep: op metaalbedrijven met een high mix – low volume productiestroom. Dat zijn verreweg de meeste toeleveranciers in ons land. Allemaal hebben ze te maken met een constante stroom van vragen naar unieke onderdelen in een laag volume. Dat betekent dat ze veel tijd kwijt zijn aan het maken van offertes. Dijkgraaf richt zich in zijn webinar op mensen die betrokken zijn bij het offerteproces en op eigenaren van bedrijven.

Is het offerteproces een bottleneck?

Wie zich afvraagt of hij zijn offerteproces moet automatiseren, zal eerst moeten vaststellen of dit proces in zijn bedrijf überhaupt een bottleneck is. Daar zijn verschillende aanwijzingen voor. De eerste is niet verrassend: je ziet dat klanten elders kopen. Een reden hiervoor kan zijn dat je er lang over doet om een offerte uit te brengen. Of erger nog, dat je er niet eens in slaagt om op een aanvraag te reageren met een offerte. Daarmee ben je echt niet de enige. “We zien dit heel veel in de markt”, zegt Dijkgraaf.

Klanten willen ook nog wel eens naar een ander gaan omdat je offertes onbetrouwbaar en niet consequent zijn. Ook dat zal menigeen herkennen. Offertes wijken nogal eens van elkaar af, zeker als ze worden gemaakt door verschillende medewerkers. Dat vinden klanten niet fijn. Ze kunnen bovendien steeds vaker terecht bij terecht bij andere partijen, die hun offerteproces wel op orde hebben en waar het aanvragen van een offerte heel makkelijk gaat.

Het offerteproces is ook een bottleneck als je wel heel veel offertes moet uitbrengen om je productiecapaciteit gevuld te krijgen. En je hebt ook een probleem (en een risico) als er binnen je organisatie maar één persoon is die complexe aanvragen kan beantwoorden met een goede offerte. Ook deze situatie zal voor velen herkenbaar zijn.

Wat als je wilt groeien?

Een haperend offerteproces wordt pas echt een probleem op het moment dat je wilt gaan groeien. Of het aantal bewerkingen dat je aanbiedt wilt uitbreiden. Of als de producten die klanten vragen complexer worden. Maar ook als je op zoek gaat naar een type klanten dat beter bij je past. Je wilt bijvoorbeeld alleen nog maar klanten die 3D modellen aanleveren en afscheid nemen van de 2D modellen. Of je wilt geen prijsvechter meer zijn, maar van de red ocean naar de blue ocean zwemmen, waar minder concurrentie is en betere marges te maken zijn.

Het kan ook zijn dat je wilt uitbreiden door via andere kanalen orders binnen te halen. Bijvoorbeeld via de eigen website, of middels directe koppelingen met vaste klanten. Of je wilt je oriënteren op nieuwe marktplaatsen, waarvan er elk jaar meer bijkomen. Je wilt zien wat de vraag daar is en er snel op kunnen reageren.

Oorzaken aanpakken

Wie al die wensen waar wil maken, zal zijn offerteproces moeten verbeteren. Om dat grondig te doen moet je vier zaken aanpakken, die de belangrijkste oorzaken zijn van een matig offerteproces: (1) het is arbeidsintensief en kent veel details. (2) Het is lastig hiervoor mensen voor te vinden en te behouden, want (3) de juiste middelen ontbreken vaak om dit op een aantrekkelijke en uitdagende manier te doen. En tot slot: (4) wie werkzaamheden als lassen en poedercoaten uitbesteedt, is afhankelijk van de offertes van de partijen die dat werk uitvoeren. Van die afhankelijkheid wil je af.

Offertes uitbrengen is een complex proces met heel veel details.

Van ketens naar netwerken

Dat kan allemaal door het offerteproces te automatiseren. Volgens Wim Dijkgraaf wordt dit steeds belangrijker. “Er is een ontwikkeling gaande van toeleverketens met successievelijke schakels naar netwerken van fabrieken die samenwerken. Het uitwisselen van (elektronische) documenten tussen de verschillende schakels gaat verdwijnen. In plaats daarvan komen er events, waarop je je kunt inschrijven. Het is dan belangrijk dat je onmiddellijk kunt aangeven welke toegevoegde waarde je naar het netwerk kunt brengen.”

Software neemt menselijke taken over

Hoe dat zou moeten werken? Een volautomatisch offerteproces komt ruwweg neer op twee stappen: een CAD-file uploaden met de gewenste hoeveelheden en materiaalsoort en een antwoord geven aan de klant. Met een video laat Dijkgraaf in het webinar zien wat er allemaal achter zo’n automatisch proces zit. Software neemt de taken van de mens over, zoals het herkennen van de vorm van onderdelen (shape-recognition), het vaststellen van de bewerkingen die nodig zijn om ze produceren (feature-recognition), het berekenen van de tijd die nodig is om ze te maken en het bepalen van de prijzen.

Offertes uitbrengen is een complex proces met heel veel details. Maar het goede nieuws van het webinar is dat al deze details kunnen worden geautomatiseerd. Ofwel: geen enkele toeleverancier hoeft af te haken vanwege gebrekkig offreren. Een adequaat offerteproces is voor iedereen haalbaar.

Klik hier om het webinar van Wim Dijkgraaf van The Quotation Factory te zien.