Online tool biedt schat aan heftruckinformatie

Eén online tool die gebruikers toegang geeft tot alle informatie over hef- en magazijntrucks. Op basis van dat idee heeft DocUp een innovatief registratiesysteem voor intern transportmiddelen ontwikkeld. Via een QR-code op de machine krijgen heftruckchauffeurs, vlootbeheerders, servicemonteurs en keurmeesters toegang tot alle documenten die voor hen relevant zijn. Het is tegelijkertijd een praktische tool voor de verplichte dagelijkse inspectie door heftruckchauffeurs.

DocUp is een eenvoudig te bedienen systeem dat draait in de cloud en online toegankelijk is via computer of smartphone. Bedrijven kunnen hiermee hun hele intern transportvloot beheren. Per hef- of magazijntruck kunnen zij specificaties vastleggen zoals merk, type, serienummer, bouwjaar en aantal draaiuren. Foto’s laten zien hoe de truck eruit ziet. Aan het dossier kunnen documenten worden toegevoegd, zoals de gebruikershandleiding, CE-verklaring, onderdelencatalogus en keuringsformulieren. Per truck kunnen de contactgegevens van de vlootbeheerder worden ingevoerd, maar ook die van de servicemonteur en keurmeester.

Unieke QR-code

Een DocUp-sticker met unieke QR-code biedt toegang tot alle informatie. Gebruikers komen na het scannen van de QR-code met een smartphone direct in het dossier van de truck. Heftruckchauffeurs kunnen digitaal de gebruikershandleiding openen en bijvoorbeeld de betekenis van storingscodes achterhalen. Servicemonteurs krijgen toegang tot de specificaties en de geconstateerde gebreken, terwijl keurmeesters met een paar klikken keuringsformulieren kunnen downloaden.

Dagelijkse inspectie

DocUp biedt veel meer mogelijkheden. Heftruckchauffeurs kunnen de DocUp op hun telefoon gebruiken voor uitvoering van de wettelijk verplichte visuele inspectie aan het begin van elke werkdag. Eventuele gebreken kunnen ze met een paar vingerbewegingen aangeven en begeleid met toelichting en foto’s toevoegen aan het dossier. Zonder dat de chauffeur zelf iets hoeft te doen, ontvangt de vlootbeheerder automatisch een waarschuwing van DocUp. Die kan vervolgens direct ingrijpen, eventueel de truck stil zetten en de storingsmonteur bellen.

Wettelijke verplichtingen

DocUp helpt zowel grote als kleine bedrijven met hef- en magazijntrucks aan hun wettelijke verplichtingen te voldoen. “Met elk truck ontvangt het bedrijf een flinke stapel documentatie, die vaak in een kast belandt. Elk jaar wordt daar een keuringsformulier aan toegevoegd. Met DocUp brengen we alle documenten in één systeem bij elkaar”, verklaart Roy Groothuis, oprichter van DocUp. Ook de dagelijkse inspectie leidt in veel bedrijven tot grote stapels inspectieformulieren. “In meer dan negen van de tien gevallen is alles in orde. Desondanks moeten vlootbeheerders die formulieren toch verwerken. DocUp bespaart hen veel tijd en dus geld”, legt Groothuis uit.

Bedrijven die gebruik maken van dit digitale registratiesysteem, voldoen aan de voorwaarden voor ISO-certificering. Als een incident met een hef- of magazijntruck plaatsvindt, kunnen zij Inspectie SZW, verzekeraars en andere instanties met een simpele QR-scan toegang tot alle noodzakelijke informatie. Informatie die aantoont dat aan alle wettelijke verplichtingen omtrent de periodieke keuring en dagelijkse inspectie is voldaan.

Veiligheid op de vloer

Daarnaast leidt DocUp tot meer veiligheid en efficiënter onderhoud. Als elke heftruckchauffeur voor aanvang van zijn dienst een inspectie uitvoert, komen gebreken razendsnel aan het licht. Ook als hij tijdens zijn dienst schade veroorzaakt, kan hij dat met DocUp melden. De servicemonteur ziet wat de schade is en kan direct vervangende onderdelen bestellen. Groothuis: “Zestig dagen voordat de keuring verloopt, krijgen zowel de vlootbeheerder als de keurmeester een waarschuwing. De keurmeester kan vervolgens de tool gebruiken om het keuringsformulier stap voor stap af te werken. DocUp beschikt over een standaard keuringsformulier, desgewenst kunnen we dat aanpassen naar wens van de gebruiker.”

Vanaf 1 euro per maand

DocUp draait in de cloud, zodat bedrijven geen omkijken hebben naar installatie, updates en onderhoud van het systeem. Alleen voor het inregelen van het systeem is extra tijd nodig, circa één uur per truck. Een specialist van DocUp komt daarvoor naar het bedrijf. Hij maakt foto’s van elke truck, zet die samen met alle relevante documenten in het systeem, voert de overige specificaties in en plakt stickers met QR-codes op elke truck. De kosten voor gebruik van het systeem zijn maximaal 1 euro per machine per maand. De eenmalige kosten voor het inregelen van het systeem bedragen 45 euro per machine.