Watersnijwerk in vijf klikken besteld bij Waterflex

Een online systeem dat klanten in staat stelt om langs digitale weg razendsnel offertes aan te vragen en orders te plaatsen, is voor lasersnijwerk al vrij gebruikelijk. Maar het op deze wijze bestellen van waterstraalsnijwerk is dat niet. Sten Knuiman van Waterflex in Wijchen durft zelfs te zeggen dat hij de enige watersnijder is in de Benelux en Duitsland, bij wie dat wel kan.

Hij heeft dit systeem afgelopen voorjaar op de ESEF geïntroduceerd en na een half jaar proef draaien met goede ervaringen (“het werkt fantastisch”) acht hij nu de tijd rijp om het verder onder de aandacht van de markt brengen.
Waterflex richt zich met name op machinebouwers en verspanende bedrijven, niet zo zeer op hallenbouwers. Knuiman: “Daar zijn we te nauwkeurig en te duur voor. Standaard halen we een nauwkeurigheid van +/- 0,1 mm, wat uiteraard gerelateerd is aan de dikte van het materiaal. Knuimans bedrijf beschikt in Wijchen over twee waterstraalsnijmachines van Bystronic. Een machine met een werkbereik van 4×2,25 m met twee kopen en een draai-as voor het snijden van buizen en een machine van 3×1,5 m, eveneens met twee koppen. De koppen op beide machines zijn voorzien van boor-assen om carbonfiber en gelamineerde materialen te kunnen snijden. Daar moet eerst een gat in worden geboord alvorens het met water en zand kan worden gesneden. De snijkoppen op beide machines zijn normale 2D koppen, omdat 90 tot 95 procent van het werk bestaat uit vlak materiaal.

Korte responstijd
Knuiman is altijd op zoek geweest naar mogelijkheden om zijn responstijd op aanvragen van de klant te verkorten. Want hij merkte, maar hoorde ook van klanten, dat die sneller reageren als er sneller een offerte komt. Lange tijd was daarom bij Waterflex de stelregel: binnen een dag reageren. “Dat vonden wij snel, maar het was de klant niet snel genoeg.” Knuiman slaagde er erin de responstijd terug te brengen tot een halve dag, maar ook dat was nog niet snel genoeg. “Wil je echter nog verder gaan, dan loop je vast. Want met mankracht redt je dat niet meer. De enige optie was automatiseren. En dat hebben we gedaan. Eind 2013 hebben we opdracht gegeven aan een gespecialiseerd bedrijf om een online systeem voor ons te ontwikkelen. De deadline was ESEF en dat hebben ze waargemaakt.”

Gebruiksvriendelijk
De insteek was een gebruikersvriendelijk systeem. En dat is wat Knuiman betreft gelukt. Klanten kunnen zich via de website aanmelden en hebben dan binnen een dag toegang. “We verifiëren bij de Kamer van Koophandel wie je bent, onderzoeken bij twijfel mogelijke kredietproblemen en bij akkoord voeren we je in ons ERP-systeem in als gebruiker. Vervolgens kun je binnen vijf klikken een aanvraag doen.”
Een klant kan 1, maar even goed ook 10,20 of 30 producten aanvragen; en door elkaar heen materialen als aluminimum, glas, carbon en titanium in verschillende diktes bestellen. Er is keuze uit zo’n 15 materiaalsoorten en dat aantal zal tegen het einde van het jaar waarschijnlijk zijn uitgebreid naar 20. Het inbrengen van materialen in het bestelsysteem heeft organisatorisch heel wat voeten in de aarde gehad, vooral vanwege de constante prijswijzigingen. Bij staal valt dat nog wel mee, maar de prijzen van RVS en zeker koper, messing en kunststoffen fluctueren enorm. Daarom zijn er goede afspraken met de materialenleveranciers, die wekelijks hun actuele prijzen sturen.

Prijsvorming
Waterflex hanteert verschillende prijzen voor haar producten. Een vaste klant die dagelijks bestelt, betaalt een lagere prijs dan een incidentele klant met 1 of 2 orders per jaar. “Dat is middels kortingen in het systeem verwerkt”, aldus Knuiman. “De prijsvorming was sowieso wel een uitdaging, omdat deze is gebaseerd op heel veel programmaregels. Snijden met water is nu eenmaal gecompliceerder dan met een laser. We hebben veel moeite moeten doen om de snijtijden goed te berekenen en daar een prijs aan te hangen.”
Achter de schermen communiceren vier softwareprogramma’s met elkaar om de klant binnen enkele minuten een correcte offerte te bezorgen: voor het binnenhalen van de aanvraag, de controle of aangeleverde bestanden bruikbaar zijn, het nesten, het berekenen van de snijtijd en het genereren van de offerte die naar de mailbox van de klant gaat. “Resulteert dat in een order, dan komt die in onze mailbox en verwerken we hem in ons ERP-systeem. Van daaruit sturen we een bevestiging, omdat onze ervaring is dat de klanten dat prettig vinden. Een volgende stap is dat de klant zijn order rechtstreeks in ons ERP-systeem invoert. Technisch is dat al mogelijk, maar dit is een investering die we nog moeten doen.”

Gebruikersrichtlijnen
Op de openingspagina van het bestelsysteem, waar de klant inlogt, heeft Knuiman een document met gebruikersrichtlijnen geplaatst om de klant te helpen het maximale uit zijn bestelling te halen. Hierin wordt bijvoorbeeld uitgelegd dat er een grove, middelfijne en fijne kwaliteit kan worden besteld. Fijn is het duurst, maar lang niet altijd nodig. Ook wordt gewezen op de levertijden: voor levering binnen 4 dagen gelden toeslagen, daarna niet meer. En er staat een waarschuwing in voor het bestellen van L-vormen en flenzen. Knuiman legt uit: “Daarvoor betaal je een prijs die nergens op slaat omdat ons programma ook het materiaal in rekening brengt dat overblijft, maar voor ons nog bruikbaar is. We zijn bezig met een oplossing hiervoor, maar zo lang die er niet is kun je voor L-vormen en flenzen beter even bellen.”
Sinds de deelname aan ESEF heeft Waterflex al meer dan 1000 offertes gemaakt via het online bestelsysteem. Er zijn al meer dan 100 gebruikers, waarvan 75 procent nieuwe klanten zijn. Dat betekent dat er bij de bestaande klanten nog heel wat te winnen valt. “Onze doelstelling is dat alle klanten er gebruik van gaan maken. En dat gaat lukken. We hadden bij diverse klanten maar een kwartiertje uitleg nodig om ze enthousiast te maken en over te halen er gebruik van te gaan maken. De voordelen zijn dan ook groot. Voor ons geldt: hoe sneller we reageren hoe groter de scoringskans is. Voor de klant winnen we een dag op de levertijd en hij hoeft niet te wachten, maar kan direct beslissen. Zo ontzorgen we onze klanten dus optimaal.”